Immobilien gehören zu Ihren wichtigsten Betriebsausgaben. Warum also verschwenden? Wenn Sie Ihre Raumnutzung nicht messen und gezielt Maßnahmen ergreifen, zahlen Sie wahrscheinlich für Raum, den Sie nicht benötigen, und bieten Ihren Mitarbeitern nicht die idealen Bedingungen. Sie haben momentan möglicherweise ungenutzte Flächen, die Sie neu zuweisen könnten, anstatt in zusätzliche Immobilien zu investieren.
Mit Annahmen und persönlichen Vorlieben kommen Sie bei der Verwaltung Ihrer Büroflächen nur bedingt voran. Um Ihre Büroraumnutzung zu maximieren, müssen Sie wissen, was funktioniert und was nicht. Aus diesem Grund setzen Unternehmen auf fortschrittliche Raumverwaltungssoftware wie Tango Space und neue Methoden, um ihre Büroraumnutzung besser zu verstehen.
Hier sind 13 Metriken zur Büroflächenauslastung, die Sie nachverfolgen sollten.
1. Kapazität
Die Kapazität ist die Gesamtzahl der Personen, die ein Raum oder eine Einrichtung gleichzeitig fassen kann. Dies hängt in der Regel von der Anzahl der Sitzplätze oder Arbeitsplätze ab. Wenn Sie Ihren Raum neu konfigurieren und die Dichte ändern, erhöht oder verringert sich Ihre Kapazität. Die Büroflächenkapazität dient auch als Schlüsselkomponente für andere Metriken zur Raumauslastung.
2. Belegung
Die Belegung bezieht sich auf die Anzahl der Personen, die einen Raum nutzen. Diese Kennzahl ändert sich auch, wenn Sie neue Mitarbeiter einstellen, Mitarbeiter gehen und Mitarbeiter aus anderen Räumen neu zuweisen.
Bei Büros mit dedizierten Arbeitsplätzen ist die Belegung eines einzelnen Schreibtisches wahrscheinlich entweder eins oder null (falls derzeit nicht zugewiesen). Bei hybriden Arbeitsplätzen oder aktivitätsbasierten Arbeitsplätzen ist jedoch davon auszugehen, dass jeder Arbeitsplatz eine viel höhere Belegung aufweist, da verschiedene Mitarbeiter zu unterschiedlichen Zeiten dieselben Räume nutzen.
In solchen Fällen ist es wichtig, die Belegung für diese Arbeitsplätze zu kennen. Eine hohe Belegungszahl kann darauf hinweisen, dass der Raum sehr gefragt ist. Sie könnten erwägen, mehr Räume wie diesen zu schaffen, um die Nachfrage zu erfüllen. Auf der anderen Seite gilt, dass ein gemeinsam genutzter Raum, der eine geringe oder keine Belegung hat, analysiert werden sollte, um den Grund zu verstehen. Dieser Raum könnte besser für etwas anderes genutzt werden.
3. Büroflächendichte
Die Büroflächendichte bezieht sich auf zwei verschiedene Metriken: Dichte nach Sitzplätzen und Nutzern, die beide beschreiben, wie eng Ihr Büro belegt ist. Um die Dichte zu berechnen, müssen Sie zuerst Ihren Wert an vermietbaren Quadratfuß (RSF) oder Ihre vermietbare Quadratmeterzahl (RSM) kennen, die der nutzbaren Fläche Ihres Innenraums entspricht (ohne Dinge wie Treppen, Toiletten oder Schränke).
Die Dichte pro Sitzplatz ist Ihr RSF/RSM geteilt durch die Kapazität.
Die Dichte pro Person ist Ihr RSF/RSM geteilt durch die Bürobelegschaft.
Wenn beispielsweise ein Arbeitsbereich mit 4 Arbeitsplätzen 300 vermietbare Quadratfuß (RSF) hat, hat er eine Dichte von 75 Quadratfuß pro Sitzplatz. Und wenn nur 3 Mitarbeiter in diesem Raum arbeiten, dann hat er eine Dichte von 100 Quadratfuß pro Person.
Die Büroflächendichte ist in den letzten Jahren aufgrund von COVID-19 in den Vordergrund getreten. Susan Wasmund, Managing Director und Occupancy Planning Practice Lead bei JLL, schlägt vor, dass die meisten Unternehmen die Dichte pro Person um etwa 50 % erhöhen. Selbst wenn sich die Vorschriften lockern und schließlich verschwinden, müssen Sie den Komfort Ihrer Mitarbeiter berücksichtigen, wenn Sie bestimmen, wie dicht Ihre Büroflächen genutzt werden sollten.
4. Belegungsgrad
Der Belegungsgrad ist der Wert der zu einem bestimmten Zeitpunkt belegten nutzbaren Fläche, ausgedrückt als Prozentsatz. Der Belegungsgrad eines Raums oder einer Fläche ist die Anzahl der Nutzer in einem Raum geteilt durch die Kapazität des Raums. Der Belegungsgrad kann sich jedoch auch auf ein ganzes Gebäude beziehen. In diesem Fall wird die Anzahl der genutzten Räume durch die Gesamtzahl der Räume im Gebäude geteilt.
Wenn beispielsweise 8 Personen einen Besprechungsraum mit einer Kapazität von 20 Personen belegen, hat er einen Belegungsgrad von 40 %. Und wenn in einem Bürogebäude mit 40 Räumen 20 dieser Räume belegt sind, dann hat es einen Belegungsgrad von 50 %.
In der Vergangenheit haben Unternehmen, die den Belegungsgrad messen, oft einfache, unzuverlässige Methoden wie visuelle Rundgänge angewendet. Aber oft reicht es nicht aus, die genutzten Stühle zu zählen. In den Intervallen zwischen den Rundgängen können die Belegungsgrade ganz anders sein. Um Ihre Belegung wirklich zu messen und zu verstehen, benötigen Sie IoT-Sensoren mit LiDAR-Werten und Kameras mit Unschärfeeinstellung. Diese Geräte zeigen Ihnen, wie viele Personen sich zu einem bestimmten Zeitpunkt in einem Raum befinden, sodass Sie den Belegungsgrad in Echtzeit verfolgen können.
Wenn der Belegungsgrad hoch ist, ist der betreffende Raum möglicherweise zu klein für seine Funktion. Sie wollen Raum für Wachstum und gleichzeitig auch sicherstellen, dass die Mitarbeiter Zugang zu dem Raum haben, den sie benötigen. Wenn sich der Belegungsgrad für bestimmte Arten von Räumen erhöht, müssen Sie wahrscheinlich Ihr Büro neu konfigurieren und mehr Quadratmeter von nicht ausgelasteten Räumen zuweisen.
Laut dem Gewerbeimmobilienunternehmen JLL sind Auslastung und Leerstand die wichtigsten Kennzahlen für die Flächennutzung.
5. Leerstand
Der Leerstand ist das Gegenteil des Belegungsgrads: die Menge der nutzbaren Fläche, die zu einem bestimmten Zeitpunkt unbelegt bleibt. Wenn Sie bereits die Auslastung berechnet haben, können Sie den Leerstand einfach als den verbleibenden Prozentsatz von 100 berechnen. Wenn der Besprechungsraum also zu 40 % belegt ist, hat er 60 % Leerstand. Und wenn das Bürogebäude zu 80 % belegt ist, hat es 20 % Leerstand.
Wenn der Leerstand hoch ist, ist Ihre Fläche wahrscheinlich nicht ausgelastet. Entweder haben Sie einfach zu viel Raum für Wachstum, oder Sie müssen einen anderen Zweck für diesen Raum finden. Vielleicht finden Sie hier den Lagerplatz, den Sie brauchen – und müssen jetzt keinen Versandcontainer mieten –, oder Sie könnten diesen Raum in einen Besprechungsraum, zusätzliche angrenzende Flächen oder eine andere Art von Raum umgestalten, von dem Ihre Mitarbeiter mehr benötigen. Vielleicht können Sie sogar Ihr Immobilienportfolio verkleinern.
6. Maximale Belegung
Die maximale Belegung ist der höchste Belegungsgrad, den ein Raum während der Woche erreicht. Nehmen wir an, ein Besprechungsraum hat in der Regel einen Belegungsgrad von 60 %, aber ein paar wöchentliche Besprechungen erhöhen diesen Wert auf 110 %. Die Leute drängen sich an der Tür oder holen Stühle aus anderen Räumen. Sie benötigen normalerweise nicht mehr Platz für Besprechungen, aber offensichtlich benötigen einige Teams, Abteilungen oder Projekte einen größeren Raum mit mehr Sitzplätzen oder größerer Dichte auf demselben Raum. Oder nehmen wir an, Ihre Verkaufsfläche hat eine maximale Belegung von 90 %. Die meiste Zeit liegt diese Zahl bei komfortablen 50–70 %, aber während der Stoßzeiten ist der Hintergrundlärm unerträglich.
Die Verfolgung der maximalen Belegung ist insbesondere an hybriden Arbeitsplätzen wichtig. Wenn Ihre Mitarbeiter abwechselnd von zu Hause aus und im Büro arbeiten, kann es Tage und Zeiten geben, an denen mehr von ihnen vor Ort sind als üblich. Durch die Verfolgung der maximalen Belegung können Sie Zeitpläne erstellen, die Ihren Belegungsgrad ausgleichen, oder die Mitarbeiter einfach darüber informieren, wann das Gelände weniger ausgelastet ist (und wann sie eher die von ihnen bevorzugten Räume erhalten).
7. Auslastungsgrad
Der Auslastungsgrad ist der Prozentsatz der Zeit, die ein Raum während des Arbeitstages belegt ist. Das ist der durchschnittliche Belegungsgrad.
Wenn beispielsweise ein Zimmer mit vier Schreibtischen vier Personen hat, dann hat es einen Belegungsgrad von 100 %. Aber wenn zwei dieser vier Personen nur den halben Tag anwesend sind, dann hat es einen Belegungsgrad von 50 %, wenn sie nicht da sind. Der Auslastungsgrad für den ganzen Tag beträgt 75 %.
J-LL weist darauf hin, dass ein typischer Auslastungsgrad bei etwa 60 % bis 70 % liegt. Wenn Ihr Auslastungsgrad viel niedriger ist, nutzen Sie diesen Raum wahrscheinlich nicht effizient. Wenn Ihr Auslastungsgrad viel höher ist, haben Sie möglicherweise keinen Raum für Wachstum, und maximale Belegungszeiten könnten ein Problem darstellen.
Sie können einen hohen Auslastungsgrad verbessern, indem Sie die Dichte pro Sitzplatz erhöhen, andere Räume (wie private Büros) in Arbeitsplätze umwandeln oder Ihr Immobilienportfolio erweitern.
8. Raumbedarf
Die Nachfrage nach Platz entspricht der Menge an Platz, die Ihre Mitarbeiter benötigen. Häufig auftretende maximale Belegungsraten und Auslastungsgrade können darauf hinweisen, dass Sie nicht über ein ausreichendes Angebot an bestimmten Räumlichkeiten verfügen, um mit der Nachfrage Schritt zu halten. Die Tischbuchungssoftware bietet auch einen Überblick über den Raumbedarf. Wenn bestimmte Räume, Arbeitsplätze, angrenzende Bereiche oder Einrichtungen häufiger reserviert werden als andere, besteht eine größere Nachfrage nach diesen. Sie könnten dann mehr davon bereitstellen.
9. Kosten pro Sitzplatz
Die Kosten pro Sitzplatz sind die durchschnittlichen Gemeinkosten für jeden Sitz an einem Arbeitsplatz, die normalerweise auf jährlicher Basis ausgedrückt werden. Um die Kosten pro Sitzplatz zu berechnen, nehmen Sie die Gesamtkosten für Leasing, Versorgung, Möbel, Ausgestaltung und Ausrüstung – im Wesentlichen alle Kosten, die durch die Arbeit der Mitarbeiter vor Ort entstehen – und teilen Sie sie durch die Gesamtzahl der Sitzplätze an diesem Arbeitsplatz. Auf diese Weise erhalten Sie ein klares Bild der tatsächlichen Belegungskosten für Ihren Arbeitsplatz.
Dieses klare Verständnis der Belegungskosten wird Ihnen helfen, Entscheidungen bei der Konfiguration Ihrer Büroflächen zu treffen. Wenn die Kosten pro Sitzplatz hoch sind, können Sie prüfen, ob Sie überflüssige Gemeinkosten haben, die gekürzt werden könnten. Wenn Ihre Gemeinkosten bereits optimiert wurden, könnten Sie die Sitzplatzdichte erhöhen, um diese Kosten weiter zu verteilen. Auf der anderen Seite könnten Sie, wenn Ihre Kosten pro Sitzplatz niedrig sind und Sie etwas Platz haben, die Dichte verringern und mehr Komfort schaffen.
10. Kosten pro Person
Die Kosten pro Person (oder die Kosten pro Kopf) werden manchmal mit den Kosten pro Sitzplatz kombiniert, aber Sie sollten sie als separate Metrik verfolgen. Die Kosten pro Person werden auf die gleiche Weise wie die Kosten pro Sitzplatz berechnet, mit der Ausnahme, dass Sie die Gesamtkosten durch die Anzahl der Mitarbeiter und nicht durch die Anzahl der Plätze teilen.
Diese Unterscheidung ist insbesondere bei hybriden Arbeitsplätzen und aktivitätsbasierten Arbeitsplätzen wichtig, bei denen sich die Mitarbeiter einen Pool reservierbarer Räume teilen und es einen erheblichen Unterschied zwischen den Kosten pro Sitzplatz und den Kosten pro Person geben kann.
An einem dynamischen Arbeitsplatz kann es viel mehr Mitarbeiter als Plätze geben, sodass Ihre Kosten pro Person viel niedriger sind als Ihre Kosten pro Sitzplatz. In einer aktivitätsbasierten Arbeitsumgebung, in der jeder Arbeitsplatz für eine bestimmte Aktivität optimiert ist, anstatt einem Mitarbeiter zugewiesen zu werden, können Ihre Kosten pro Person jedoch viel höher sein als Ihre Kosten pro Sitzplatz.
11. Mobilität am Arbeitsplatz
Die Mobilitätsrate gibt das Verhältnis der Mitarbeiter, die keinen zugewiesenen Arbeitsplatz haben, zu den Mitarbeitern an, bei denen dies der Fall ist.
An einem hybriden Arbeitsplatz wechseln beispielsweise einige Mitarbeiter zwischen Remote- und Office-Arbeit, während andere immer vor Ort arbeiten. Diejenigen, die immer vor Ort sind, haben wahrscheinlich ihre eigenen dedizierten Arbeitsplätze, während Mitarbeiter mit einem hybriden Modell häufig gemeinsame Räume nutzen, wenn sie zur Arbeit kommen. Wenn Sie Ihr Mobilitätsverhältnis kennen, können Sie bestimmen, wie viele gemeinsam genutzte Räume im Vergleich zu dedizierten Arbeitsplätzen verfügbar sein müssen.
In einer aktivitätsbasierten Arbeitsumgebung wird von den meisten Mitarbeitern erwartet, dass sie sich zwischen den Arbeitsplätzen bewegen, wobei es wahrscheinlich Ausnahmen gibt, wie z. B. Führungskräfte oder Personen, die spezielle Geräte nutzen. In diesem Fall ist das Mobilitätsverhältnis viel höher, wobei es Ihnen hilft, die Menge der einzelnen Arten von Räumen, die Sie benötigen, zu bestimmen.
12. Verhältnis von Privatbüros zu Arbeitsplätzen
Das Verhältnis von Privatbüros zu Arbeitsplätzen ist die Anzahl der Büros an Ihrem Arbeitsplatz im Verhältnis zur Anzahl der Arbeitsplätze. Die Umwandlung privater Büros in mehrere Arbeitsplätze ermöglicht mehr Mitarbeitern, sich den gleichen Raum zu teilen. Das könnte den nötigen Raum bieten, um im selben Gebäude weiter zu wachsen. Einige Positionen erfordern jedoch einfach dedizierte Büros. Es ist also wichtig, eine effiziente Raumnutzung mit den tatsächlichen Bedürfnissen ihrer Mitarbeiter in Einklang zu bringen.
13. Mitarbeiterzufriedenheit
Wenn Sie Änderungen an Ihrem Arbeitsplatz vornehmen, basierend auf den Metriken zur Büroflächenauslastung, die Sie verfolgen, sollte bedacht werden, dass Menschen keine Roboter sind. Die strikte Effizienz nach Zahlen führt nicht zur bestmöglichen Arbeitsumgebung, wenn Sie die Bedürfnisse und Wünsche Ihrer Mitarbeiter nicht berücksichtigen. Unzufriedene Mitarbeiter führen zu einer verminderten Produktivität und einer höheren Fluktuationsrate.
Um sicherzugehen, dass Ihre Mitarbeiter zufrieden sind, können Sie häufige Umfragen durchführen (insbesondere vor und/oder nach Änderungen). Halten Sie die Kommunikationskanäle offen, um Feedback zu erhalten. Erfahren Sie, was sie brauchen, um sich richtig versorgt zu fühlen, und berücksichtigen Sie dies bei Ihren Entscheidungen. Wenn Sie Änderungen an den Büroflächen vornehmen, haken Sie bei Ihren Mitarbeitern nach, um zu erfahren, wie sich dies tatsächlich auf sie auswirkt. Alle Metriken, die Sie verfolgen, sind wichtig, aber glückliche Mitarbeiter sind ein Schlüsselindikator dafür, wie gut Sie Ihren Raum nutzen.
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